Teknologioiden kehityksestä huolimatta organisaatioiden rakenteet ovat pysyneet yllättävän samanlaisina jo yli 150 vuotta. Jatkuuko sama nyt, kun tekoäly muuttaa sekä töiden tekemistä että niiden sisältöä?
Tuskin on elämänaluetta, johon uudet teknologiat eivät olisi kautta aikojen vaikuttaneet voimakkaasti. Höyrymoottorin keksimisen (vuonna 1769) ajoista lähtien ovat teknologiat käynnistäneet valtavia mullistuksia kaikilla elämän alueilla, eikä vähiten yritysten maailmassa. Viimeisten vuosikymmenien aikana on silmissämme vilissyt loppumaton sarja uusia lyhenteitä kuten IoT, 5G, RPA, 3D/4D printing, VR, AR, SaaS ja AI, joiden taustalla olevat teknologiat muuttavat radikaalisti sitä, miten organisaatioissa toimitaan ja miten asiakkaiden tarpeisiin vastataan.
Entä organisaatiorakenteet, muuttavatko teknologiat niitäkin?
Nykyisen kaltaisia organisaatiokaavioita alettiin piirtää jo 1800-luvun puolivälissä. Sen jälkeen organisaatioiden johtamisesta ja toiminnasta on puhuttu paljon, mutta organisaatioiden rakenne ei – hämmästyttävää kyllä – ole radikaalisti muuttunut. Näin kerrotaan MIT:n tuoreessa artikkelissa Reinventing the Organization for GenAI and LLMs (Ethan Mollick, 2024).
Toki vuosien varrella on kokeiltu monenlaisia organisaatiomalleja, joista voidaan erottaa kolme selkeästi toisistaan eroavaa. Perinteisin on funktionaalinen organisaatio, joka yksinkertaistetusti muodostuu toimintojen tai kompetenssien pohjalle. Matriisiorganisaatio syntyi 1960-luvulla Yhdysvaltojen ilmailuteollisuuden tarpeisiin: oli välttämätöntä varmistaa eri yksiköiden ja projektien yhteistyö laajoissa hankkeissa. Ja viime vuosina on kokeiltu myös itseohjautuvia tiimejä, joissa luotetaan tiimiläisten kykyyn johtaa itse itseään vastatessaan mahdollisimman hyvin asiakkaiden tarpeisiin.
Jokaisella mallilla on omat hyötynsä ja samoin myös haasteensa. Funktionaalisesta organisaatiosta saattaa päätöksenteon selkeydestä huolimatta tulla eristyksissä oleva siilo. Matriisiorganisaation edellyttämä yhteistyö poikki organisaation onkin voinut muuttua keskinäiseksi taistelukentäksi. Eikä itseohjautuvissa tiimeissä vastuiden delegointi yksilöille suju aina niin, että malli tuottaisi tulosta ja hyvinvointia sekä yksilöille että työyhteisölle.
Organisaatiomallien haasteisiin on vastattu perinteisin keinoin, usein mukauttamalla mallia tarpeen mukaan tai ottamalla käyttöön toinen malli. Uudet teknologiat eivät vuosikymmenien aikana siis ole myllertäneet organisaatiorakenteita siten kuin toimintoja ja kokonaisia toimialoja. Mutta entä nyt, kun tekoäly leviää ennen näkemätöntä vauhtia niin yksilöiden kuin organisaatioiden arkipäivässä ja tekee työn tekemisestä erilaista?
Voisiko tekoälyllä olla organisaatiorakenteita muuttava vaikutus?
”Tähän mennessä tekoälysovellukset ovat olleet lähinnä tietotyöläisen yksilötason työkaluja, mutta käyttö laajenee tuotteisiin, palveluihin ja erilaisiin prosesseihin kuten esimerkiksi asiakasprosessiin”, summasi Aalto-yliopiston professori Henri Schildt The Insights to the Current State of Generative AI -webinaarissa 3.5.2024. Työn tekeminen ja organisoiminen tulee näin ollen suunnitella uudestaan: tekoäly on nyt se vipu, joka pakottaa toimimaan asiassa.
Futuricen Tuomas Syrjänen kertoi samaisessa webinaarissa, miten tekoäly auttaa operationaalisessa toiminnassa poistamalla rajoitteita, yhtenä esimerkkinä E2E-prosessin uudelleensuunnittelu datan ja tekoälyn avulla. Tekoälyn hyöty on Syrjäsen mukaan erityisen suuri siinä, että jokainen voi tarkistaa, että oma työ on linjassa muiden henkilöiden töiden kanssa.
Tämä kaikki antaa aihetta ajatella, että tällä kertaa uusi teknologia voisi todella vaikuttaa mullistavasti myös organisaatiorakenteisiin. Mutta miksi se tapahtuisi nyt, kun sitä ei ole tapahtunut 150 vuoteen?
Tähän asti organisoiminen on pohjautunut ihmisten kyvykkyyksiin ja rajoitteisiin, kerrotaan MIT:n edellä mainitussa artikkelissa. Koska ihmisen kapasiteetti on rajallinen, on ollut välttämätöntä delegoida tehtäviä muille. Ja koska tiimin henkilömäärä ei voi olla kovin suuri, on organisaatio täytynyt lohkoa osiin. Päätöksentekoa varten syntyi johtokerroksia. Vaikka teknologiat muuttuivat, työntekijät ja johtajat olivat edelleen ”vain” ihmisiä. Kasvu oli mahdollista ainoastaan joko lisäämällä ihmisiä tai tehostamalla heidän toimintaansa.
Mutta tekoälyn avulla voidaan organisaatioihin lisätä älykkyyttä uudella tavalla. Tiedon ja datan saanti helpottuu, analysointi nopeutuu ja tuotekehitys voi nousta aivan uudelle tasolle, kun ihminen ja kone työskentelevät yhdessä. Koneen suorittaessa tehtäviä, joita ennen teki ihminen, muuttuvat toimenkuvat vääjäämättä. Tuleeko tämä heijastumaan koko organisaation rakenteeseen?
Ei välttämättä. Ehkä kyse onkin siitä, että tekoäly auttaa poistamaan niitä haasteita, joita nyt käytössä oleviin organisaatiomalleihin liittyy: siilot funktionaalisessa organisaatiossa saadaan aukeamaan, yhteistyö matriisiorganisaatiossa toimimaan, delegointi itseohjautuvissa tiimeissä tuottamaan tulosta ja hyvinvointia?
Tai sitten on tarpeen kehittää aivan uudenlainen organisaatiomalli tekoälyn käynnistämänä. Mutta millainen? Ei ole helppoa hahmottaa, miltä uusi malli voisi näyttää. Tekoäly ja sen soveltamismahdollisuudet kehittyvät koko ajan ja tuntuu siltä, että pelataan liikkuvaan maaliin.
Tiimit edelläkävijöiksi organisaation kehittämisessä
Organisaatiorakenteen muuttaminen ei sinänsä ole itseisarvo. Tärkeintähän on, että toiminta saadaan luistamaan hyvin ja tavoitteet saavutetaan. Tekoäly muuttaa kuitenkin niin paljon toimintaympäristöä, että on oltava valmis hyväksymään myös muutokset rakenteeseen.
Paras etenemistapa voisi olla antaa tiimeille tehtäväksi tutkia mahdollisuuksia hyödyntää tekoälyä työssään ja miettiä samalla, miten organisaatiota pitäisi kenties muokata. Organisaatiossa on varmasti yksilöitä, jotka ovat jo pitkällä tekoälyn hyödyntämiskäyrällä ja heidän tiiminsä voisivat toimia edelläkävijöinä.
Näin menettelemällä edetään hallitusti ilman, että otetaan liian suuria askelia. Ihmisten valtuuttaminen kehittämään omaa työtänsä myös tutkitusti auttaa synnyttämään entistä parempia toimintamalleja ja jopa innovaatioita. Samalla lisääntyy motivaatio ja hyvinvointi työssä laajemminkin.
Tiimien tuottamista havainnoista voidaan sitten vetää johtopäätöksiä siitä, minkälaisia muutosvaatimuksia tekoälyn hyödyntäminen aiheuttaa koko organisaation rakenteelle. Esille tulee varmasti monenlaisia kysymyksiä kuten minkälaisiksi tehtäväkokonaisuuksiksi työt muodostuvat, onko eri organisaatiotasoille tarvetta ja mitä uusia tarpeita syntyy erityisesti osaamiseen liittyen.
Keskeistä organisaation toimivuudessa on päätöksenteko. Tekoälyn aikanakin sitä hallitsee edelleen ihminen, joko tekemällä päätökset itse tai ohjelmoimalla tekoälyn tekemään rutiinipäätöksiä. Koska organisaatiorakenteet heijastavat sitä, missä päätökset tehdään, ei tekoälyn käyttö välttämättä merkitse sitä, että vanhat rakenteet joutuisivat saman tien romukoppaan. Muokkausta varmasti kuitenkin tarvitaan.
Tai sitten voimme todeta muutaman vuoden kuluttua, että tällä kertaa kaikki oli toisin ja tekoäly muutti kuin muuttikin organisaatiorakenteet, toisin kuin aiemmat teknologiat.