Haluamme parempia päätöksiä – mutta miten?

Tietoa on, mistä ammentaa

Tuntuu, että kaikki mitä ikinä olet halunnut tietää päätöksenteosta, on nyt saatavilla. Tutkimukset, artikkelit, kirjat ja keskustelut valottavat tätä aihetta, joka kietoutuu meidän kaikkien työpäiviin ja arkielämään.

Eräs keskeinen ja kiehtova päätöksentekoon linkittyvä aihe ovat aivot. Mitä kuulemmekaan! Aivot eivät aikaisempien uskomusten sijaan olekaan jakaantuneet erillisiin, itsenäisesti toimiviin osiin, vaan toimivat yhtenä kokonaisuutena. Eikä ole miesten putkiaivoja ja naisten tippaleipäaivoja, mikä helpotus! Ja kaiken kukkuraksi aivoja voi muokata harjaannuttamalla niitä aivan tietoisesti; mitä enemmän niitä käyttää, sen parempi, sanotaan.

Entä sitten järki ja tunteet, mitä niistä on opittu? Ainakin se, että tunteet eivät ole järjen vastakohta, vaan ne ovat läsnä aina ja kaikkialla. Edes rationaalisin ajattelija ei pääse niitä pakoon. Tunteet tulevat pyytämättä, kysymättä lupaa, ja vaikuttavat jokaiseen päätökseen, niin alitajuisesti syntyneeseen kuin pohdinnan ja analyysin kautta aikaan saatuun.

Olemme entistä enemmän tietoisia myös siitä, että vaikka tietoa ja dataa on saatavilla uskomattomia määriä, ne eivät välttämättä autakaan meitä tekemään sellaista päätöstä, joka toimisi hyvin tulevaisuudessa. Tulevaisuus on aina tuntematon. Päästääkö kenties intuitio meidät pälkähästä? Voimmeko uskoa tuota ”gut feelingiä”, joka pulpahtaa sisältämme? Ei välttämättä, koska tuo ”tiedostamaton tiedetty tieto” perustuu aikaisemmille kokemuksille. Sekin pitäisi ”resetoida” ennen käyttöä, mutta kukaan ei tiedä miten. Olemme kuitenkin tyytyväisiä, että intuitiokin on osa päätöksenteon arsenaalia.

Yhä paremmin ymmärrämme myös, että päätöksentekoon vaikuttavat kunkin henkilön totutut tavat, osaaminen, arvot ja asenteet, heuristiset ajatteluharhat, tilannetaju, stressitaso, paineensietokyky ja se, miten sitoutunut hän on kyseiseen asiaan. Nyt kun suuntana ovat matalammat organisaatiot, päätöksentekijöiksi tunnistetaan ja tunnustetaan yhä useammin tahot, joissa tieto ja osaaminen on; vastuuta ja valtaa jaetaan, päätöksenteko hajautuu entistä enemmän.

Tiedämme siis paljon hyvästä päätöksenteosta. Onko kaikki nyt kunnossa organisaatioiden päätöksenteossa?

Organisaatioiden arjessa haasteita kuitenkin riittää

Keskustelimme hiljattain ryhmässä siitä, miten päätöksenteko toimii kunkin henkilön organisaatiossa. Esille tuli pitkä lista asioita, jotka eivät toimi.

Päätösprosessi on hidas, tai sitten päätöksiä tehdään liukuhihnalta vanhan tavan mukaan. Tehdään ristiriitaisia päätöksiä. Toteutusta ei mietitä, toteuttavaa tahoa ei määritellä. Vastuut ja valtuudet ovat epäselvät. Päätösten perusteluja ei kirjata muistiin. Dataan ei perehdytä tai sitä ei käytetä. Päätösehdotuksia ei puntaroida tarpeeksi. Ei nähdä kokonaisuutta.

Huolestuttavaa! Miten tähän on tultu? Tai pikemminkin, miksi kaikki saatavilla oleva tieto hyvästä päätöksenteosta ei löydä perille ja muuta vanhoja toimintatapoja?

Pohjimmaltaan muutoksen aikaansaamisessa on aina kyse yksilöstä: millaisen painoarvon yksilö ylipäätään antaa päätöksenteolle, miten hän tiedostaa tyylinsä päätöksentekijänä ja miten johdonmukainen hän on ajatusprosessissaan.

Ratkaisu on järjestelmällisyyden lisääminen, tavalla tai toisella

Monet päätöksentekoa tutkineet tahot toteavat saman: paras tapa parantaa päätöksentekoa on olla järjestelmällisempi. Järjestelmällisyys merkitsee esimerkiksi sitä, että käytössä on päätöksenteon vaiheistettu prosessi.

Eräässä tutkimuksessa seurattiin yli viiden vuoden aikana runsaan tuhannen liiketoimintapäätöksen tekemistä, toteuttamista ja tuloksia. Tutkijat huomasivat, että prosessin vaikutus hyvien päätösten syntymiselle oli kuusi kertaa suurempi kuin analysoinnin. Hyviksi päätöksiksi määriteltiin ne, jotka lisäsivät liikevaihtoa, tulosta ja markkinaosuutta. Tutkijat huomasivat myös, että hyvä prosessi johti usein hyvään analyysiin, mutta päinvastoin näin ei tapahtunut; erinomainenkin analyysi oli hyödytön, ellei sitä huomioitu päätöksenteon prosessissa. (Decisive, How to make better decisions, Chip & Dan Heath, 2014).

Päätöksenteon prosessi on siis tärkeä: edetään systemaattisesti etsien useita vaihtoehtoja ja arvioiden ne yhdessä määriteltyjen kriteerien pohjalta. Ei hypätä johtopäätöksiin liian aikaisin, pyritään selättämään erilaiset ajatusharhat. Ollaan valmiita tarvittaessa palaamaan takaisin lähtöruutuun määrittelemään päätös, kriteerit tai vaihtoehdot uudestaan. Käytetään aikaa tiedon hankintaan, ei tyydytä vain siihen, mikä on helposti käsillä. Otetaan mietintään mukaan useita henkilöitä – yksin tehdyt ratkaisut johtavat harvoin parhaaseen mahdolliseen tulokseen.

Yhä useammin päätöksenteon järjestelmällinen kehittäminen merkitsee sitä, että käytetään tekoälyä datan keruussa, järjestelyssä ja analyysissä. Kokonaan toinen asia on, millä ehdoilla ja missä tilanteissa itse päätös annetaan tekoälyn ratkaistavaksi.

Järjestelmällisyyttä voi parantaa epäsuorasti myös niin, että tunnistaa oman päätöksentekotyyppinsä ja pyrkii minimoimaan sen huonoja puolia. Saako impulsiivisuutesi yliotteen? Jäätkö jahkailemaan päätösten kanssa tarpeettoman pitkään? Haluatko aina uudistaa kaiken, tai säilyttää kaiken?

Päätösten hyvyys tai huonous nähdään vasta kun se on toteutunut tulevaisuudessa. Sen takia meidän kannattaa keskittyä tekemään mahdollisimman hyvin ne asiat, joihin voimme vaikuttaa: päätöksen valmistelut, analysoinnit ja toteutustyö.

Mitä kohtaa prosessissa lähdet itse parantamaan seuraavan päätöksen kohdalla?

Päätöksenteon parantaminen on todennäköisesti halvin tapa auttaa organisaatiotasi onnistumaan!